Nicht jede Wohneigentümergemeinschaft (WEG) wählt einen Verwaltungsbeirat. Dies sollte sie aber tun, denn gerade in größeren WEG erfüllt er wichtige Funktionen. Dem Verwalter gegenüber vertritt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats – oder ein durch Beschluss dazu ermächtigter Wohnungseigentümer – die Gemeinschaft der Eigentümer. Der Verwaltungsbeirat kann die Willensbildung erleichtern, den Verwalter kontrollieren und seine Arbeit mitgestalten.

Gesetzlich sind die neuen Aufgaben und Funktionen des Verwaltungsbeirats in verschiedenen Paragrafen in dem neuen „Gesetz über das Wohnungseigentum und das Dauerwohnrecht (Wohnungseigentumsgesetz – WEG)“ (Stand 01.12.2020) geregelt.

Dort steht:

§ 9b Vertretung
(1) Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer wird durch den Verwalter gerichtlich und außergerichtlich vertreten, beim Abschluss eines Grundstückskauf- oder Darlehensvertrags aber nur aufgrund eines Beschlusses der Wohnungseigentümer. Hat die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer keinen Verwalter, wird sie durch die Wohnungseigentümer gemeinschaftlich vertreten. Eine Beschränkung des Umfangs der Vertretungsmacht ist Dritten gegenüber unwirksam.
(2) Dem Verwalter gegenüber vertritt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein durch Beschluss dazu ermächtigter Wohnungseigentümer die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer

Und weiter:

§ 24 Einberufung, Vorsitz, Niederschrift
(3) Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, die Versammlung der Wohnungseigentümer einzuberufen, so kann die Versammlung auch durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder einen durch Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümer einberufen werden.
(8) Die Beschluss-Sammlung ist von dem Verwalter zu führen. Fehlt ein Verwalter, so ist der Vorsitzende der Wohnungseigentümerversammlung verpflichtet, die Beschluss-Sammlung zu führen, sofern die Wohnungseigentümer durch Stimmenmehrheit keinen anderen für diese Aufgabe bestellt haben.

§ 29 Verwaltungsbeirat
(1) Wohnungseigentümer können durch Beschluss zum Mitglied des Verwaltungsbeirats bestellt werden. Hat der Verwaltungsbeirat mehrere Mitglieder, ist ein Vorsitzender und ein Stellvertreter zu bestimmen. Der Verwaltungsbeirat wird von dem Vorsitzenden nach Bedarf einberufen.
(2) Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben. Der Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung sollen, bevor die Beschlüsse nach § 28 Absatz 1 Satz 1 und Absatz 2 Satz 1 gefasst werden, vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden.
(3) Sind Mitglieder des Verwaltungsbeirats unentgeltlich tätig, haben sie nur Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit zu vertreten.

Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben, er ist allerdings gegenüber dem Verwalter und auch den Eigentümern nicht weisungsbefugt. Der Verwalter kann seinerseits den Beirat auch weder anweisen noch beauftragen, er trägt die alleinige Verantwortung für die Verwaltungsgeschäfte – und muss diese gegenüber den Eigentümern verantworten.

Prüfungsaufgaben
Der Beirat muss den Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung prüfen und darüber eine Stellungnahme abgeben.

Unterzeichnung des Protokolls von Eigentümerversammlungen
Neben dem Vorsitzenden der Eigentümerversammlung und einem Wohnungseigentümer ist der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder sein Stellvertreter Mitunterzeichnender.

Einberufung von Eigentümerversammlungen
Der Verwaltungsbeirats kann die Versammlung einberufen, wenn es keinen Verwalter gibt oder dieser sich weigert. Der Verwalter hat aber das Recht, eine unbefugt einberufene Versammlung zu verhindern.

Abschluss des Verwaltervertrags, ggf. Erteilung von Aufträgen nach Bevollmächtigung und Beschlussfassung der Eigentümergemeinschaft und mit Abstimmung der Verwaltung, Mithilfe bei bestimmten Verwaltungsmaßnahmen.

Diese Aufgaben kommen für einen Beirat zum Tragen, sofern die Wohneigentümer dem Beirat diese zuweisen und der Beirat diese Aufgaben ausdrücklich akzeptiert.

Der Beirat besteht in der Regel, aber nicht notwendigerweise, aus drei Mitgliedern, die alle der WEG angehören. Die Amtszeit des Beirats ist unbegrenzt und endet durch Abwahl oder Amtsniederlegung. Die Gemeinschaftsordnung kann die Amtszeit allerdings auch befristen. In diesem Fall sollte darauf geachtet werden, dass die Amtszeiten von Verwaltung und Beirat nicht gleichzeitig enden, sonst kann niemanden wirksam eine Eigentümerversammlung einberufen. Eine besondere Qualifikation für die Mitgliedschaft im Beirat ist nicht notwendig. Idealerweise gehören ihm aber ein Kaufmann, ein Techniker und ein weiterer Wohnungseigentümer an.

Die Mitglieder müssen einzeln gewählt werden – eine Blockwahl ist nicht zulässig. Der Beirat regelt seinen Geschäftsablauf selbst, es sei denn, in der Gemeinschaftsordnung sind andere Regelungen enthalten oder die Eigentümer haben sie per Beschluss festgelegt. Der Vorsitzende beruft die Beiratsversammlung nach Bedarf ein, weder der Verwalter noch die Eigentümer können eine Beiratssitzung verlangen. Dritte (z.B. der Verwalter) nehmen nicht teilnehmen, es sei denn, der Beirat hat diese Person(en) eingeladen

Die Beiratsmitglieder haften den Eigentümern gegenüber, wenn durch ein schuldhaftes Handeln ein Schaden für die Gemeinschaft entstanden ist. Sind die Mitglieder des Verwaltungsbeirats unentgeltlich tätig, haben sie nur Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit zu vertreten. Haftungsbefreiungen durch die Gemeinschaftsordnung oder durch Beschluss sind auch möglich. Die Eigentümergemeinschaft haftet nach den allgemeinen Regeln sowohl im vertraglichen als auch im deliktischen Bereich für den Beirat.

Aus diesen Gründen halten wir es aus unserer jahrelangen Erfahrung für sehr wichtig, für den Verwaltungs-Beirat eine Vermögensschadens-Haftpflichtversicherung abzuschließen.