Der Vorgang „Abschluss und Kündigung eines Hausmeistervertrages“ ist so umfangreich, dass leider oft Fehler auftreten, die dann eine reibungslose Abwicklung innerhalb einer WEG- und Hausverwaltung leider beeinträchtigen. Gegenstand hier sind jedoch nicht die gesetzlichen Bestimmungen oder die vielfältig möglichen Vertragsinhalte, sondern die in der Praxis zu berücksichtigenden vorzubereitenden und durchzuführenden Arbeiten im Zusammenhang mit einem Hausmeisterwechsel.
Kündigung
Nach Eingang der Kündigung des bisherigen Hausmeisters in der WEG- und Hausverwaltung ist zuerst der Kündigungstermin auf seine Richtigkeit zu prüfen. Danach ist zu beachten und zu prüfen, ob gegebenenfalls eine Dienstwohnung vorhanden ist und diese dann ebenfalls gekündigt werden muss. Nachdem der Eingang der Kündigung durch die Hausverwaltung dem Hausmeister schriftlich bestätigt worden ist, ist dies ggf. der Buchhaltung mitzuteilen. Denn der Dauerauftrag für die letzte Ausführung des Gehaltes sollte vorsorglich auf Termin gelegt bzw. besser gelöscht werden. Für die sonstigen Leistungen, die der Hausmeister im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit von der Verwaltung erhalten hat, beispielsweise vermögenswirksame Leistungen, Fahrgelder, Aufwandspauschalen etc. gilt dies natürlich ebenso.
Mit dem ausscheidenen Hausmeister ist sogleich ein Vorort-Termin zu vereinbaren, bei welchem das Inventarverzeichnis und der Bestand kontroliert sowie eine gegebenenfalls vorhandene Kasse abgerechnet wird. Hierüber muss ein Übergabeprotokoll erstellt werden. Erst nachdem klar ist, dass alles in Ordnung ist, erfolgt die Freigabe des gesamten letzten Gehaltes. Bitte beachten Sie auch, dass die Personalunterlagen des Hausmeisters für die Rückgabe vorzubereiten sind. Zu den Personalunterlagen, welche bearbeitet werden müssen, gehören: die Lohnsteuerkarte, der Versicherungsnachweis, die Verdienstbescheinigung und ein Arbeitszeugnis. Eine Abmeldung des Hausmeisters bei der Krankenkasse ist ggf. auch durchzuführen.
Nach Eingang und Kontrolle der Kündigung beginnt die qualifizierte WEG- und Hausverwaltung sofort einen geeigneten Nachfolger für die Verwaltungs-Immobilie zu finden. Es gibt verschiedene Wege auf denen eine Verwaltung dieses beginnen kann. In einer WEG-Anlage würde der Verwalter zuerst natürlich den Beirat über diese Kündigung informieren und sogleich fragen ob dort geeignete Kandidaten für die Nachfolge bekannt wären. Anschließend könnte der Verwalter mittels eines Rundschreibens oder eines Aushangs zuerst bei den Bewohnern des betreffenden Verwaltungsobjektes angefragt werden, ob evtl. Interesse an einer solchen Tätigkeit besteht. Sollte sich hier kein Erfolg einstellen, bietet es sich an, durch Aufgabe Anzeige in den bekannten Internetportalen nach Kandidaten zu suchen.
Bewerberauswahl
Die Interessenten haben ihre schriftlichen Bewerbungen unter Beifügung der üblichen Unterlagen an die WEG- und Hausverwaltung zu übersenden. Das, nach einer durch die Verwaltung durchgeführten Vorauswahl, dann stattfindende Bewerbungsgespräch sollte insbesondere bei Wohnungseigentümergemeinschaften gemeinsam mit dem jeweiligen Verwaltungsbeirat geführt werden, weil dieser oftmals gerade in der sensiblen Frage der Hausbetreuung vor Ort befragt und gerne miteingebunden sein möchte
Entscheidung
Nach der Auswahl des geeigneten Bewerbers und dessen Bestätigung werden anschließend der Arbeitsvertrag, gegebenenfalls auch der Mietvertrag für eine Hausmeisterwohnung, vorbereitet. Anschließend sind die betroffenen Stammdaten in der Hausverwaltung zu ändern und die Eigentümer bzw. Bewohner des betreffenden Objektes mittels eines Rundschreibens oder eines Aushanges über den Wechsel des Hausmeisters zu informieren. Natürlich wird mit dem neuen Hausmeister ein Übergabetermin vor Ort vereinbart
Die Personal- oder die Buchhaltungsabteilung der WEG- und Hausverwaltung legt ein Gehaltskonto an und richtet erneut Daueraufträge für das Gehalt und eventuelle sonstige Nebenleistungen ein. Dann werden die notwendigen Anmeldungen für Lohnsteuer und gegebenenfalls Sozialversicherungsbeiträge, AOK, Verwaltungsberufsgenossenschaft durchgeführt. Bei dem Übergabetermin im Objekt wird der neue Hausmeister in sein Arbeitsgebiet eingewiesen. An diesem Termin kann es sehr sinnvoll sein, dass der Verwaltungsbeirat in einer WEG-Anlage ebenfalls daran teilnimmt, um letzte Abstimmungen vor Ort zu ermöglichen. Die vereinbarte Probezeit ist natürlich zu überwachen und der Hausmeister muss von der Verwaltung regelmäßig kontrolliert werden, ggf. sind die dann erbrachten Arbeitsleistungen auch mit dem Beirat in einer WEG-Anlage abzuklären.
Übrigens: Bei größeren Anlagen könnte es durchaus Sinn machen einen Gebäudetechniker einzustellen, da sein Wissenshintergrund deutlich größer ist als der der meisten Hausmeister.
Haben Sie in Hinblick auf Ihre Immobilie weitere Fragen zu diesem Thema? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!